Web內容管理系統可以讓大量非技術性內容編撰者在可能包含了成千乃至上百萬個內容頁面的大型企業Web站點中輕松地更新和創建新的Web頁面。這些系統為以下3個核心功能提供了一些改變。
●編輯工作流程，審批流程，及個人網頁撰寫者的訪問管理。
●頁面、目錄、內容撰寫人賬號和常用系統操作的網站管理。
●交互的用戶界面(通常是基于瀏覽器的)不需要Web、HTML或者CSS技術知識創建Web內容。
在常用CMS驅動的Web站點中，Web 編輯工作流程如下所示:
1)領城專家、本地部門工作人員或者撰寫人使用Web瀏覽器來添加、更新或者修改頁面內容，以使用CMS功能及執行編輯、網站管理功能。
2)最終的內容會通過一系列通 知發送給指定的審批人，以在較大型Web站點的那個區域刊出。
3)審批人檢查新的內容，要么發布要么退回修改。
4) CMS i匯集了審批后要發布的內容，在大型的Web站點上，這些內容通常會在一天的特定時間間隔發布到一個“實時的”服務器上。大多數CMS還會按需進行實時網站更新。
CMS中的文本、圖形和網站管理工具用來允許沒有多少HTML或者CSSA識的用戶創建和管理復雜的Web內容?，F在，大多數大型的公司、企業和綜合性網站邢采用在分收式編輯環境中使用CMS管理的方式，分散式的編輯環境擁有成百上千個為企業網站創建大多數內容的個人撰稿者、內容審批者、編輯和媒介供稿人。
大多數的CMS使用數據庫來存儲Web內容。通常，文本和媒介文件(圖形、照片、播客、視頻)都采用XML形式存儲以供“重復使用、靈活演示、同時在多個網頁更新”之需。CMS使用模板來為整個網站提供一致的用戶界面、企業標識品牌和版式演示。越來越多的CMS模板采用復雜的XSLT (eXtensible Style Language Transformation，可擴展樣式語言變換)文件形式制作，該文件可以在Web頁面中將XML內容改頭換面成適合傳統的Web瀏覽器、視障讀者閱讀的格式、諸如手機之類的移動設備，以及方便打印的格式查看。
2.博客
由于易用性以及支持軟件、Web日志或者博客等現成功能是Web內容管理最為流行、廉價和普及的形式，因此諸如Blogger、Roller 或者WordPress等博客軟件都支持非技術類用戶將文本、圖形和數字媒介文件輕松地集成到交互的Web頁面中。博客實際上是一個簡單的CMS，通常支持以下了個核心功能。Web上的文字、圖形和多媒體內容的輕松發布。支持博客讀者張貼評論的內置工具(可選功能)。
常見的博客內容類型是在線的日常生活事件(個人博客)或者對特定主題(政治、技術和專業主題)的簡短評論，不過博客軟件可以輕松地支持社交網絡或者企業內外交流的協作。例如，很多大學將博客軟件用做簡單的CMS，以支持不懂技術的教員和管理員快速張貼通知、緊急公告和其他實時材料。
對于小型的(10-20個頁面)、具有特定用途的、小型企業或者部分的Web站點而言，博客型網站將完全能夠滿足需求，它可以使用-組友好、沒有技術含量的編輯工具與(常見的)諸如日歷、自動分類和導航控件的工具以及RSS反饋來快速創建和運作。如果帶有內容張貼和讀者評論的博客功能不適合你的要求，可以關閉評論功能，使用一個便宜的僅擁有友好的Web站點開發、編輯工具及輕量級CMS的軟件包。
3.維基
維基是一種以內容為主導的Web站點的特殊形式，它可以支持眾多用戶協作創建Web頁面。維基區別于博客和其他CMS的功能是，維基允許所有用戶更改維基頁面內容，而非只發布關于內容的評論。維基中著名的維基百科在線百科全書可以被任何用戶公開訪問和編輯，但是維基軟件也支持非公開協作的項目，在這些項目中，僅團隊成員能查找和編輯維基內容。常用的諸如PBwiki、MediaWiki (由Wikipedia使用)和JotSpot商業維基工具提供了搜索、瀏覽和編輯功能，以及限定對選定用戶訪問的賬號管理和安全功能。在維基百科中，這些內容的更改通常會在更改后即時可見，并且這種工作流模型是“開放的”，不會對更改的及添加的新內容進行正式的審查。這種開放的模型允許眾多撰稿者進行快速的改進和更新，但是可能不適合處理那些為企業內聯網的受眾或者更大型的萬維網訪問者提供可查閱的敏感性或者有爭議性的材料的項目。
4. RSS
簡易供稿(Really Simple Syndication， RSS) 是生成組可以同時在Internet或者本地企業內聯網等多處地方即時出現的“標題”和Web鏈接的好辦法。RSS與基于XML的反饋格式相似，它們都可以為很多形式的Internet媒介提供一組自動更新的標題、深圳網站建設Web鏈接或者簡短的內容片段?？梢允褂靡韵嘛@示軟件閱讀RSS :眾多郵件程序、主要的Web瀏覽器 (Firefox、Internet Explorer、 Opera、Safari)、類似Surfpack或FeedDemon之類的專用RSS聚合器軟件，以及諸如iGoogle、MyYahoo!和其他定制的企業、Interneti ]戶之類的Web門戶網站等。大多數博客軟件都可以生成RSS反饋來通知用戶已經更新的內容，市面上還有很多特殊用途的RSS反饋編寫軟件。當博客創建完RSS反饋文件后或者桌面RSS軟件生成了RSS反饋文件后，該文件會放置在Web服務器上，反饋可以使用傳統的URL (統一資源定位器)，采用類似于Web頁面的方式來處理(http://whatever-site.com/my-rss-feed.xml).每次更新RSS反饋文件時用戶都會在自已的E-mail、Web 瀏覽器或者門戶頁面上看到這些新的標題。
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